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Outsourcing: entenda o que é e os benefícios para seu negócio

Enfrentar desafios e buscar formas de superá-los é parte fundamental de uma boa gestão e condução de negócios. Nessa trajetória, é possível entender que nem sempre a sua empresa terá todos os recursos operacionais necessários para lidar com algumas execuções.

O outsourcing surge nesse cenário enquanto uma solução de transferência de atividades para que uma organização externa desempenhe determinada tarefa.

Essa atuação passa a ocorrer por parte de uma equipe especializada e traz impactos de redução de custos, ampliação da eficiência ao seu empreendimento e melhora na jornada do seu cliente. Então, se você deseja compreender melhor o que é o outsourcing, como funciona e quais seus principais tipos, continue sua leitura neste conteúdo e entenda tudo sobre o tema!

Empresários em reunião

O que é outsourcing?

Outsourcing é uma estratégia de gerenciamento que consiste na contratação de serviços ou tecnologias especializadas de outra companhia, que passa a atuar em processos e projetos específicos, aplicando sua capacidade técnica na área.

O termo, que em português está relacionado à busca por uma ”fonte externa”, é aplicado com base em um acordo e leva esses novos colaboradores ou sistemas a atuarem com foco na valorização e aprimoramento das ofertas e produtos da organização que realizou o contrato.

Esse cenário tem despontado enquanto tendência principalmente em mercados onde ocorre uma baixa de profissionais que possuam expertise ou que contem com softwares específicos para determinadas necessidades.

Assim, pode ser aplicado para qualquer tipo de nicho e porte de empresa, principalmente para as funções onde estejam sendo identificadas falhas por falta de qualificação necessária, estrutura ou técnica e até mesmo como suporte para processos mais corriqueiros.

Hoje, os principais departamentos que utilizam dessa estratégia são os setores ligados ao atendimento ao cliente, tecnologia, recursos humanos e até mesmo finanças.

É comum que existem ainda algumas dúvidas com relação ao outsourcing e terceirização, porém, essas metodologias apresentam grandes diferenças. Isso porque a contratação via terceirização é mais aplicada para serviços pouco especializados e mais direcionados à manutenção braçal, enquanto o outsourcing é um investimento em um saber técnico e em habilidades específicas de uma área!

Empresário analisando métricas

Como funciona o outsourcing?

Para o funcionamento da aplicação do outsourcing é preciso que ocorra a identificação de uma demanda, a análise das possibilidades de atuação de determinada empresa e a decisão de contar com uma colaboração externa na área, permitindo que o seu negócio se qualifique sem precisar realizar investimentos que estão para além da sua capacidade.

Na prática, isso significa não precisar realizar treinamentos e manutenção constantes de uma equipe de funcionários específicos para a atuação em determinada função. Mesmo assim, se direciona para o oferecimento de determinado produto que seja ainda mais competitivo e com chances de destaque frente a clientes e mercado.

Vamos imaginar o seguinte cenário:

Você tem uma empresa de médio porte, especializada em confeitaria, e recentemente decidiu abrir uma franquia via delivery. Todos os seus esforços estão sendo direcionados para o treinamento e desenvolvimento de equipe de confeiteiros e ajudantes de cozinha, na tentativa de suprir a demanda. Entretanto, você não tem capital suficiente para contratar e manter uma equipe interna qualificada para o atendimento aos seus clientes de forma integral.

Diante disso, enquanto gestor, é essencial que sejam compreendidos os possíveis desafios de não ofertar um bom suporte aos seus consumidores e perceber que este é o momento de contar com tecnologias e sistemas já preparados para a execução desses processos, de modo a não criar uma interrupção no desenvolvimento dos negócios.

Dessa forma, você consegue concentrar esforços para a atividade principal da sua organização, sem comprometer a excelência do trabalho que já vem sendo desempenhado, e aliando isso a uma otimização de outras funções que impactam diretamente no funcionamento das atividades e na percepção dos consumidores.

Confira ainda: 3 pilares do sucesso do cliente para sua empresa

Quais os principais tipos de outsourcing?

Essa metodologia pode ser aplicada para o desempenho de qualquer tarefa que requeira a performance de alguma habilidade técnica específica. Vamos conhecer algumas das mais adotadas pelas organizações.

Serviços de suporte em TI

A área de tecnologia é uma das mais requisitadas para essa função. Isso porque toda empresa necessita, em alguma medida, de recursos tecnológicos para a condução de suas operações. São atividades que vão desde a estruturação, suporte e manutenção de sistemas até mesmo ao armazenamento de informações em nuvem e backup remoto.

Dessa forma, é menos custoso realizar a contratação de softwares do que precisar manter uma equipe interna à disposição, já que esse é um setor que constantemente demanda atualizações, investimentos e uma ação completa e muito bem qualificada em segurança dos dados.

Serviços de comunicação com o cliente

Para ter uma comunicação assertiva com sua cartela de consumidores, é preciso ofertar uma relação pautada em eficiência, confiança e conexão constantes, independentemente dos horários disponibilizados para atendimento.

Com a inovação e o advento da internet, clientes têm buscado cada vez mais empresas que consigam sanar suas dúvidas e atender suas necessidades em um curto espaço de tempo e a qualquer momento do dia. Nesse sentido, os chatbots surgem enquanto um tipo de outsourcing mais que necessário.

Esses softwares atuam como assistente virtuais, conseguindo introduzir diálogos que se assemelham muito com uma linguagem não robotizada e natural, podendo ser incorporados até mesmo em aplicativos de trocas de mensagem e suprindo os atendimentos com respostas programadas, impactando diretamente na experiência do cliente.

Recursos humanos

Um número crescente de organizações têm recorrido ao outsourcing para a realização de processos ligados à área de recursos humanos. Um exemplo prático está diretamente relacionado a etapas de seleção e recrutamento, principalmente para angariar a aquisição de talentos por meio de uma contratação mais ativa.

Essa triagem tende a consumir e demandar muito de colaboradores internos desse departamento, sendo essa uma metodologia que aparece enquanto possível solução, ao se apresentar de maneira ainda mais qualificada para a identificação de parceiros em potencial. Outras possíveis práticas estão relacionadas a auditorias, treinamentos e até mesmo administração da folha de pagamento.

Empresários fechando negócio

Quais os benefícios da contratação externa?

Conheça as principais vantagens de implementar essa prática em seu negócio:

  • Qualificação de resultados: ao contar com profissionais ou sistemas especialistas em determinado departamento, você passa a conseguir entregar uma performance geral mais assertiva e capacitada;
  • Melhora na produtividade: ao delegar processos para técnicos e softwares habilitados, é possível direcionar os recursos para a realização das atividades internas com ainda mais excelência e ter a garantia que essas outras demandas também serão executadas em um menor tempo e de forma mais eficiente;
  • Aplicação de uma gestão mais estratégica: utilizar metodologias que buscam a superação de possíveis limitações é um resultado direto de uma gestão otimizada e estratégia, que consegue estabelecer metas e objetivos de crescimento a longo prazo;
  • Possibilidade de investimento mais flexível: as soluções de outsourcing podem se adequar à sua capacidade de investimento, com a característica de conseguirem acompanhar o escalonamento das entregas e produções;
  • Diminuição de riscos: por contar com a expertise das atribuições, possíveis falhas e erros causados pela falta de especialização passam a ser ainda menos prováveis, pois o know how dará conta dessa atuação.

Ao aplicar essa metodologia, o ideal é que o foco esteja sempre em desenvolver a melhor experiência possível para seus consumidores, fortalecendo, dessa maneira, sua relevância e autoridade no mercado ao entregar serviços e produtos altamente qualificados e agregando ao valor da sua organização.

E se gostou de entender mais a fundo sobre essa possibilidade, continue acompanhando o nosso blog para ter acesso às principais informações no campo de gestão comercial, vendas e marketing. Confira ainda nosso post sobre como usar o feedback dos seus clientes para aprimorar o seu negócio.

Até a próxima!

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Romulo Balga

Romulo Balga, CEO da Maxbot, atua há mais de 15 anos com atendimento ao cliente. Especialista em marketing e vendas e mentor de startups, ele começou sua carreira empreendedora desenvolvendo projetos para lojas virtuais. Durante esse período, Romulo percebeu a dificuldade das empresas em oferecer um atendimento de qualidade aos seus clientes.

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